Zur Dokumentation einer Textverarbeitung gehören selbstverständlich gut strukturierte Kapitel, die die einzelnen Funktionen erklären. Idealerweise auch mit Beispielen versehen. Ich möchte im folgenden nicht damit beginnen, wie man etwas macht, sondern damit, was beim Schreiben mit einer Textverarbeitung wie GDocs vermieden werden sollte.

Teil 1: Einleitung und Rückblick
Teil 2: Konto erstellen und erste Schritte mit Google Docs
Teil 3: Sicherheit und Backup
Teil 4: Häufig gemachte Fehler
Teil 5: Grundlegende Funktionen
Teil 6: Versionsverwaltung

Einrücken mit Leerzeichen. Dies ist eine der «Ursünden», die tunlichst vermieden werden sollte, denn Leerzeichen haben nie eine feste Breite, sie werden anhand der verwendeten Schrift und Formatierung berechnet. Um Text horizontal auszurichten verwenden Sie Tabulatoren oder einen linken Absatzeinzug. Im einfachsten Fall einfach die Tab Taste drücken, damit springt der Text zum nächsten vordefinierten Tab. Eigene Tabulatoren können ganz einfach durch einen Klick an der gewünschten Stelle im Lineal gesetzt werden. Zudem können Tabellen in den Text eingefügt werden, die das Formatieren von Text in Zeilen und Spalten ungemein erleichtern. Zudem können bei Tabellen die Zeilen und Spalten mit Linien und Schattierungen formatiert werden.

Zeilenschaltung für mehr Zeilenabstand. Um den Abstand zwischen zwei Zeilen zu vergrössern kann einfach die Enter-Taste (Zeilenschaltung) mehrmals gedrückt werden. Aber eigentlich hat diese Methode nur Nachteile! Werden solche Textteile auf zwei Seiten umgebrochen entstehen hässliche Leerzeilen am Seitenbeginn- oder Ende. Wer dies vermeiden will, formatiert den Zeilen-, resp. Absatzabstand. Als Absatz bezeichnen wir jeweils den Text, der zwischen zwei Zeilenschaltungen steht. Der vertikale Abstand vor und nach dem Absatz kann mit GDocs wie erwartet im Format-Menu festgelegt werden: Zeilenabstand > Benutzerdefinierter Abstand.

Zuviele verschiedene Schriften im Text. Alle Textverarbeitungssysteme bieten heute eine Myriade an verschiedenen Schriften. Die meisten Texte, durchaus auch längere, kommen indes mit zwei bis drei Schriften bestens aus. Zuviele Formatierungen sorgen für ein unruhiges Schriftbild und lenken vom Lesen ab.

Aufzählung falsch formatiert. Die meisten Textsysteme erkennen automatisch, wenn eine Aufzählungsliste oder nummerierte Liste eingetippt wird (1., 2., 3., usw.). Dann wird diesen Absätzen eine passende Formatierung zugewiesen. Wie gesagt, die meisten ? nicht alle! Also weisen Sie einer Liste von Beginn an die passende Formatierung zu.

Die falschen Anführungszeichen. In der Schweiz werden zur Kennzeichnung einer direkten Rede oder eines Zitats Guillemets («…») verwendet, nicht die doppelten Anführungszeichen („…“). Gut, aber wie bekommt man diese Satzzeichen in den Text? Am einfachsten vie Einfügen > Sonderzeichen. Eine bewährte Praxis besteht darin, für die Zeichen einen Platzhalter in den Einstellungen zu definieren.

Minuszeichen statt Halbgeviertstrich. Häufig wird das Minuszeichen als Gedankenstrich verwendet, aus einem einfachen Grund, es ist auf der Tastatur gut erreichbar: direkt neben der rechten Shift-Taste oder auf dem Zehnerblock. Aber es ist eigentlich ungeeignet für diesen Job! Verwenden Sie als Gedankenstrich einen Halbgeviertstrich – so wie hier. In der englischen Sprache nennt sich das Zeichen «En-Dash», sie können es wie die Guillemets im Dialog für Sonderzeichen in den Text einsetzen.

«Da ist doch noch genug Platz!» Das Problem ist bekannt, ein Text sollte bitteschön auf einer einzelnen Seite Platz finden. Da gerät man bald einmal in Versuchung, die Seitenränder zu verkleinern, der linke Rand lässt sich auf einen Zentimeter Breite reduzieren, das Blatt muss ja nicht gelocht werden… Dabei sollte nicht vergessen werden, dass ein Blatt, das bis an die Ränder bedruckt wird, schwerfälig wirkt, fehlt es dann auch noch an Zwischenräumen, hat der Leser eine wahre Bleiwüste vor sich! So etwas liest niemand gerne.